Trong guồng quay của nền kinh tế số, công nghệ thông tin (CNTT) không còn là yếu tố “hỗ trợ” mà đã trở thành “xương sống” cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Một hệ thống máy tính chậm chạp, mạng internet chập chờn, email liên tục gặp sự cố hay một lỗ hổng bảo mật nhỏ cũng có thể gây đình trệ toàn bộ hoạt động, làm thiệt hại doanh thu và suy giảm uy tín nghiêm trọng.
Tuy nhiên, với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), việc xây dựng một đội ngũ IT nội bộ (in-house) chuyên trách thường quá tốn kém và không hiệu quả. Đây chính là lúc dịch vụ IT Helpdesk và IT Support chuyên nghiệp từ các đơn vị thuê ngoài trở thành giải pháp cứu cánh.
Bài viết này sẽ là một cuốn cẩm nang toàn diện, giúp các chủ doanh nghiệp hiểu rõ từ A-Z về dịch vụ quan trọng này: từ khái niệm, lợi ích, các công việc cụ thể cho đến cách lựa chọn một đối tác cung cấp dịch vụ IT uy tín như SCTT để gánh vác mọi lo âu về công nghệ, giúp bạn toàn tâm toàn ý phát triển kinh doanh.
Phân biệt rõ ràng: IT Helpdesk và IT Support là gì?
Nhiều người thường sử dụng hai thuật ngữ này thay thế cho nhau, nhưng thực tế chúng có sự khác biệt về phạm vi và mục tiêu. Hiểu rõ sự khác biệt này giúp bạn lựa chọn đúng dịch vụ mà doanh nghiệp mình cần.
IT Helpdesk là gì?
IT Helpdesk là điểm liên lạc đầu tiên (first point of contact) cho người dùng cuối khi họ gặp phải các sự cố công nghệ hàng ngày. Mục tiêu chính của IT Helpdesk là ghi nhận, phân loại và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng nhất có thể để đưa nhân viên trở lại làm việc. Họ hoạt động chủ yếu mang tính “phản ứng” (reactive), tức là xử lý khi có sự cố phát sinh.
Hãy hình dung IT Helpdesk như một phòng khám đa khoa tại bệnh viện. Khi bạn có vấn đề, bạn sẽ đến đây đầu tiên để được chẩn đoán và xử lý các bệnh thông thường.
Các công việc tiêu biểu của IT Helpdesk:
- Reset mật khẩu cho người dùng.
- Xử lý sự cố máy tính không vào được mạng.
- Cài đặt các phần mềm văn phòng cơ bản (Microsoft Office, Unikey…).
- Hướng dẫn sử dụng máy in, máy scan.
- Khắc phục lỗi không gửi/nhận được email.
IT Support là gì?
IT Support là một khái niệm rộng hơn, bao hàm cả IT Helpdesk và nhiều hoạt động khác mang tính “chủ động” (proactive) và chiến lược. IT Support không chỉ xử lý sự cố mà còn chịu trách nhiệm quản trị, bảo trì, tối ưu và lên kế hoạch phát triển cho toàn bộ hạ tầng CNTT của doanh nghiệp.
Nếu IT Helpdesk là phòng khám đa khoa, thì IT Support chính là toàn bộ bệnh viện đó, bao gồm cả các bác sĩ chuyên khoa, phòng phẫu thuật, phòng xét nghiệm và ban giám đốc. Họ không chỉ chữa bệnh mà còn nghiên cứu, ngăn ngừa bệnh tật và vạch ra chiến lược để nâng cao sức khỏe chung.
Các công việc của IT Support bao gồm (ngoài công việc của Helpdesk):
- Quản trị hệ thống máy chủ (Server), hệ thống mạng.
- Lên kế hoạch và triển khai các giải pháp sao lưu (backup) dữ liệu.
- Xây dựng và thực thi các chính sách bảo mật.
- Bảo trì định kỳ các thiết bị phần cứng, phần mềm.
- Tư vấn cho ban lãnh đạo về việc mua sắm trang thiết bị, nâng cấp công nghệ.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, dịch vụ mà họ tìm kiếm là một gói “Dịch vụ IT” toàn diện, kết hợp sức mạnh của cả IT Helpdesk và IT Support để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru từ A-Z.
10 Dấu hiệu “Cấp cứu” cho thấy Doanh nghiệp bạn CẦN Dịch vụ IT Support Ngay Lập Tức
Nếu bạn nhận thấy một hoặc nhiều dấu hiệu dưới đây đang diễn ra hàng ngày tại công ty mình, đó là lúc cần nghiêm túc cân nhắc việc thuê một dịch vụ IT chuyên nghiệp.
- Nhân viên lãng phí thời gian vì sự cố vặt: Thay vì làm việc chuyên môn, nhân viên kinh doanh phải loay hoay sửa máy in, kế toán phải tự mày mò cài phần mềm. Thời gian bị lãng phí này chính là chi phí ẩn khổng lồ.
- Hệ thống mạng nội bộ thường xuyên chậm, chập chờn: Mạng chậm làm gián đoạn các cuộc họp online, gửi file lớn mất hàng giờ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của cả công ty.
- Dữ liệu kinh doanh không được sao lưu (backup) định kỳ: Bạn sẽ làm gì nếu ổ cứng chứa toàn bộ dữ liệu kế toán, hợp đồng khách hàng bị hỏng hoặc bị mã hóa bởi virus? Mất dữ liệu đồng nghĩa với khủng hoảng.
- Luôn lo lắng về virus và các cuộc tấn công mạng: Email spam, lừa đảo (phishing) xuất hiện ngày càng nhiều, nhân viên vô tình click vào link độc hại. Bạn không có một hàng rào bảo vệ vững chắc.
- Không có người quản lý tập trung: Không ai quản lý hệ thống email công ty, phân quyền truy cập dữ liệu, quản lý máy chủ. Mọi thứ hoạt động một cách tự phát và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
- Chi phí sửa chữa cộng dồn ngày càng lớn: Bạn liên tục phải gọi thợ đến sửa từng máy tính, từng lỗi nhỏ. Chi phí cho mỗi lần sửa có thể không lớn, nhưng tổng lại cả năm là một con số đáng kể và bạn không kiểm soát được.
- Không có quy trình CNTT chuẩn: Khi một nhân viên mới vào làm hoặc một nhân viên cũ nghỉ việc, không có quy trình chuẩn để cấp phát hoặc thu hồi tài khoản, tài sản, dữ liệu, gây ra lỗ hổng an ninh.
- Hệ thống phần cứng, phần mềm đã lỗi thời: Máy tính quá cũ, các phần mềm không được cập nhật bản vá lỗi, làm giảm hiệu suất và tăng nguy cơ bị tấn công.
- Doanh nghiệp đang trên đà phát triển: Khi quy mô nhân sự và khối lượng công việc tăng lên, hệ thống IT tự phát sẽ không thể đáp ứng, gây ra tình trạng “thắt cổ chai”.
- Ban lãnh đạo muốn tập trung 100% vào chuyên môn: Bạn là chuyên gia về kinh doanh, marketing, sản xuất… không phải công nghệ. Việc phải bận tâm đến IT làm bạn xao nhãng khỏi các quyết định chiến lược quan trọng hơn.
Chi tiết Công việc của một Dịch vụ IT Helpdesk & Support Chuyên nghiệp
Khi bạn hợp tác với một đơn vị cung cấp dịch vụ IT chuyên nghiệp như SCTT, họ sẽ đảm nhận toàn bộ các tác vụ liên quan đến hạ tầng công nghệ của bạn. Các công việc này thường được chia thành 5 nhóm chính:
1. Hỗ trợ Người dùng cuối (End-User Support)
Đây là nhóm công việc Helpdesk cốt lõi, đảm bảo mọi nhân viên trong công ty đều có thể làm việc một cách suôn sẻ.
- Xử lý sự cố phần cứng: Chẩn đoán và khắc phục các sự cố liên quan đến máy tính để bàn, laptop, máy in, máy scan, thiết bị mạng…
- Xử lý sự cố phần mềm: Khắc phục lỗi hệ điều hành (Windows, MacOS), các phần mềm văn phòng (Office 365, Google Workspace), phần mềm kế toán, phần mềm chuyên ngành…
- Cài đặt và cấu hình: Cài đặt mới hệ điều hành, phần mềm, driver thiết bị theo yêu cầu của người dùng.
- Hỗ trợ qua nhiều kênh: Tiếp nhận và xử lý yêu cầu qua điện thoại, email, phần mềm điều khiển từ xa (Ultraviewer, Anydesk) hoặc đến hỗ trợ trực tiếp tại văn phòng.
2. Quản trị Hệ thống Mạng & Máy chủ (Network & Server Administration)
Đây là nhóm công việc nền tảng, đảm bảo “xương sống” CNTT của doanh nghiệp luôn vững chắc.
- Quản trị máy chủ (Server): Cài đặt, cấu hình và bảo trì các máy chủ vật lý, máy chủ ảo hóa (VMware), Cloud Server (AWS, Azure).
- Quản trị hệ thống mạng: Thiết kế, cài đặt và tối ưu hệ thống mạng LAN, Wifi, đảm bảo kết nối ổn định và an toàn. Cấu hình các thiết bị mạng như Switch, Router, Modem.
- Quản trị hệ thống Email: Quản lý các hệ thống email doanh nghiệp như Microsoft 365, Google Workspace, Email Server riêng.
- Quản lý người dùng và phân quyền: Tạo, xóa, sửa tài khoản người dùng; thiết lập quyền truy cập vào các tài nguyên, dữ liệu chung theo đúng chức năng, nhiệm vụ.
3. Bảo trì & Tối ưu hóa Chủ động (Proactive Maintenance & Optimization)
Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa dịch vụ chuyên nghiệp và sửa chữa nhỏ lẻ – ngăn chặn sự cố trước khi chúng xảy ra.
- Bảo trì định kỳ: Thực hiện kiểm tra, dọn dẹp, tối ưu hóa toàn bộ hệ thống máy tính và máy chủ theo lịch (tháng/quý).
- Cập nhật bản vá: Thường xuyên cập nhật các bản vá lỗi cho hệ điều hành và phần mềm để tăng cường bảo mật và hiệu suất.
- Tối ưu hiệu suất: Rà soát và loại bỏ các phần mềm rác, tinh chỉnh hệ thống để máy tính khởi động và hoạt động nhanh hơn.
- Kiểm tra hiệu năng hệ thống: Theo dõi hiệu suất của máy chủ, mạng để phát hiện sớm các dấu hiệu quá tải và đề xuất phương án nâng cấp kịp thời.
4. Bảo mật & An toàn Dữ liệu (Security & Data Safety)
Bảo vệ tài sản số của doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu.
- Triển khai và quản lý phần mềm diệt virus: Đảm bảo 100% máy tính trong công ty được cài đặt và cập nhật phần mềm diệt virus tập trung.
- Cấu hình tường lửa (Firewall): Thiết lập các quy tắc an ninh trên thiết bị tường lửa để ngăn chặn các truy cập trái phép từ bên ngoài.
- Lên kế hoạch và thực thi sao lưu (Backup): Thiết lập lịch trình sao lưu dữ liệu quan trọng một cách tự động và định kỳ. Kiểm tra và đảm bảo các bản sao lưu có thể phục hồi được khi cần.
- Nâng cao nhận thức người dùng: Hướng dẫn, cảnh báo nhân viên về các mối đe dọa an ninh mạng như email lừa đảo, mã độc tống tiền (ransomware).
5. Tư vấn & Lập kế hoạch (IT Consulting & Planning)
Đơn vị IT không chỉ là người sửa chữa mà còn là nhà tư vấn công nghệ cho doanh nghiệp.
- Tư vấn mua sắm: Đề xuất cấu hình máy tính, máy chủ, thiết bị mạng phù hợp với nhu cầu và ngân sách.
- Tư vấn giải pháp phần mềm: Giúp doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm (CRM, ERP, kế toán…) hiệu quả, tối ưu chi phí.
- Xây dựng lộ trình phát triển CNTT: Lập kế hoạch nâng cấp, phát triển hạ tầng CNTT song hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.
Lợi ích Vượt trội khi Thuê ngoài Dịch vụ IT Support (IT Outsourcing)
- Tối ưu Chi phí: Chi phí thuê một gói dịch vụ IT thường chỉ bằng 1/3 hoặc 1/2 so với chi phí trả lương, bảo hiểm, thưởng… cho một nhân viên IT nội bộ.
- Tiếp cận Đội ngũ Chuyên gia: Thay vì phụ thuộc vào kiến thức của một người, bạn có được chuyên môn của cả một đội ngũ kỹ sư giỏi ở nhiều lĩnh vực khác nhau (mạng, server, bảo mật, phần mềm…).
- Hỗ trợ Nhanh chóng & Chuyên nghiệp: Các công ty dịch vụ IT chuyên nghiệp luôn có cam kết về thời gian phản hồi và xử lý sự cố (SLA – Service Level Agreement), đảm bảo vấn đề của bạn được giải quyết kịp thời.
- Giảm thiểu Rủi ro Vận hành: Không còn lo lắng khi nhân viên IT duy nhất của công ty nghỉ ốm hay nghỉ việc. Dịch vụ IT thuê ngoài đảm bảo tính liên tục trong hoạt động hỗ trợ.
- Luôn cập nhật Công nghệ Mới: Các công ty dịch vụ IT luôn phải cập nhật những công nghệ, giải pháp và xu hướng mới nhất để phục vụ nhiều khách hàng. Doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi từ những kiến thức này.
Bảng giá Dịch vụ IT Helpdesk cho Doanh nghiệp tham khảo 2025
Chi phí dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: số lượng máy tính/người dùng, số lượng máy chủ, mức độ phức tạp của hạ tầng và yêu cầu về thời gian hỗ trợ. Dưới đây là bảng giá tham khảo tại thị trường Hà Nội và các thành phố lớn:
SCTT – Đối tác Cung cấp Dịch vụ IT Uy tín và Chuyên nghiệp
Việc lựa chọn một đối tác IT “có tâm” và “có tầm” là yếu tố quyết định đến sự ổn định của toàn bộ hệ thống. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp và dịch vụ CNTT cho doanh nghiệp, SCTT tự hào là đối tác tin cậy của hàng trăm khách hàng tại Hà Nội và các tỉnh thành lân cận.
Tại sao chọn Dịch vụ IT của SCTT?
- Đội ngũ Kỹ sư Chuyên môn cao: Các kỹ sư của SCTT không chỉ vững về kỹ thuật mà còn có kinh nghiệm xử lý các bài toán thực tế của nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.
- Quy trình Hỗ trợ Chuẩn quốc tế (ITIL): Chúng tôi áp dụng quy trình hỗ trợ chuyên nghiệp, mọi yêu cầu đều được ghi nhận, theo dõi và xử lý qua hệ thống Ticket, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ sự cố nào.
- Cam kết Thời gian Phản hồi (SLA): SCTT cam kết rõ ràng về thời gian tiếp nhận và xử lý sự cố trong hợp đồng, giúp bạn hoàn toàn yên tâm.
- Giải pháp Toàn diện, Linh hoạt: Chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ đa dạng, được “may đo” để phù hợp nhất với quy mô và ngân sách của từng doanh nghiệp.
- Chi phí Hợp lý, Minh bạch: Báo giá chi tiết, rõ ràng, không phát sinh các chi phí ẩn. Chúng tôi mang lại giá trị tối đa trên chi phí đầu tư của bạn.
Đừng để những sự cố công nghệ làm cản bước thành công của bạn! Hãy để SCTT gánh vác mọi lo âu về IT, giúp bạn tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất: phát triển kinh doanh.
Liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 0985208275 để được các chuyên gia của SCTT khảo sát, tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Thời gian phản hồi khi có sự cố là bao lâu?
SCTT cam kết thời gian phản hồi (SLA) rất nhanh. Thông thường, đối với các yêu cầu hỗ trợ từ xa, chúng tôi sẽ tiếp nhận và xử lý trong vòng 15-30 phút. Đối với các sự cố cần hỗ trợ tận nơi tại khu vực nội thành Hà Nội, kỹ sư sẽ có mặt trong vòng 1-2 giờ làm việc.
2. Dịch vụ có hỗ trợ cả từ xa và tận nơi không?
Có. Chúng tôi kết hợp linh hoạt cả hai hình thức. Hơn 80% sự cố có thể được xử lý nhanh chóng qua các công cụ điều khiển từ xa. Với các vấn đề về phần cứng hoặc mạng phức tạp, chúng tôi sẽ cử kỹ sư đến tận nơi để giải quyết.
3. Dữ liệu của công ty tôi có được đảm bảo bảo mật không?
Tuyệt đối. SCTT ký hợp đồng bảo mật thông tin (NDA) với tất cả khách hàng. Mọi thao tác của kỹ sư trên hệ thống của bạn đều tuân thủ các quy tắc bảo mật nghiêm ngặt. Sự tin tưởng và an toàn dữ liệu của khách hàng là ưu tiên số 1 của chúng tôi.
4. Chúng tôi có thể yêu cầu hỗ trợ ngoài giờ hành chính hoặc cuối tuần không?
Có. SCTT cung cấp các gói dịch vụ tùy chọn cho phép hỗ trợ 24/7 hoặc hỗ trợ ngoài giờ, cuối tuần, tùy theo nhu-cầu đặc thù của doanh nghiệp bạn. Vui lòng trao đổi với chúng tôi để được tư vấn gói phù hợp.
